Wbrew pozorom, sytuacje takie jak zagubienie faktury lub jej nieumyślne zniszczenie zdarzają się w firmach dosyć często. Pojawia się zatem pytanie, jakie kroki podjąć w takiej sytuacji? Zagubiona faktura może być w pełni odtworzona, a poniżej wyjaśniamy, jak przebiega cała procedura.

Jak odzyskać zagubioną fakturę?

W przypadku odnotowania zaginięcia faktury, podatnik ma prawo zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie jej duplikatu, szczególnie w sytuacji, gdy nie została ona jeszcze opłacona. Duplikat faktury musi zostać zaksięgowany w księdze przychodów i rozchodów, ze szczególnym uwzględnieniem daty sprzedaży towaru lub usługi oraz daty wystawienia faktury, jakie znajdowały się na oryginalnym dokumencie.

Ważne jest przede wszystkim to, aby data wystawiona na duplikacie zgadzała się z rokiem, którego dotyczy data wystawiona na oryginale. Oznacza to, że jeśli oryginał pochodzi z np. z grudnia 2017, a duplikat ze stycznia 2018, wówczas duplikat nie będzie ujmował kosztu, jeśli dotyczy on roku 2017. Jeśli jednak zarówno oryginał, jak i duplikat zostały wystawione w tym samym roku, wówczas można uwzględnić datę wystawienia duplikatu.

Jak zaksięgować fakturę dokumentującą zakup towaru?

Zasady dotyczące księgowania faktur dotyczących zakupu towarów handlowych oraz materiałów podstawowych określa paragraf 17 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR. Zakłada on, że faktury, bądź ich duplikaty muszą być księgowane natychmiast po otrzymaniu towarów, a najpóźniej przed przekazaniem ich do sprzedaży.

Jak zaksięgować duplikat faktury w przypadku rejestru zakupu VAT?

W tym przypadku nie ma znaczenia to, jakie lata podatkowe obejmuje dokument, ani to, czy dotyczy zakupu towarów czy też ujęcia innych kosztów. Istotną informacją jest tutaj czas na odliczenie podatku VAT. W tym przypadku może to być miesiąc, w którym otrzymano duplikat faktury lub kwartał (zależy od sposobu rozliczania).

Jak w takiej sytuacji wygląda rozliczenie okresu podatkowego VAT? Czas na rozliczenie liczy się od chwili wystawienia oryginału, nie duplikatu. W sytuacji, gdy czas przewidywany na rozliczenie danego okresu podatkowego minie, przedsiębiorca może po prostu złożyć korektę deklaracji podatkowej. Jeśli oryginał w ogóle nie dotrze, wówczas czas przewidywany na rozliczenia VAT liczony jest od daty wystawienia duplikatu.

Oprogramowanie do faktur online – dlaczego warto z niego korzystać?

Jak już wspominaliśmy na początku, zagubienie faktury to dosyć częste zjawisko w firmach. Potrafi ono przysporzyć licznych niedogodności i przełożyć się na spadek efektywności firmy. Istnieje jednak na szczęście sposób, by zapobiegać takim sytuacjom. Jest nim nowoczesne oprogramowanie do faktur, dzięki którym wszystkie faktury będziesz mieć zawsze w jednym miejscu. Jakie są największe zalety takiego rozwiązania?

• proste i szybkie wystawianie faktur,
• bieżąca aktualizacja baz danych na temat kontrahentów na podstawie danych przesłanych przez GUS,
• możliwość ustalenia poziomu dostępu do dokumentów w zależności od określonego działu firmy,
• wysyłka faktury jest możliwa bezpośrednio z systemu. Dodatkowo, dzięki możliwości bieżącego śledzenia statusu przesyłki, możesz szybko dowiedzieć się, czy odbiorca już otrzymał fakturę,
• możliwość bieżącego sprawdzania, czy określony klient jest czynnym podatnikiem VAT,
• możliwość wyboru dowolnej wersji językowej programu – dzięki temu z powodzeniem aplikację mogą obsługiwać również klienci zagraniczni.

Te i inne zalety zapewnia Ci oprogramowanie do faktur online Melpe. Dzięki niemu zaoszczędzisz czas, a także stworzysz dokładnie tyle baz firm, ile potrzebujesz, bez żadnego limitu. Dostęp do ważnej dokumentacji niezależnie od pory z dowolnego urządzenia to kolejny plus. Melpe to aplikacja, która rozwija się razem z Twoją firmą – wszystkie niezbędne opcje możesz z powodzeniem skonfigurować zgodnie z Twoimi aktualnymi potrzebami i dokonać wszelkich niezbędnych zmian w dowolnym momencie.