Jak wybrać odpowiednią salę na bal maturalny? Kilka naszych wskazówek

Jak wybrać odpowiednią salę na bal maturalny? Kilka naszych wskazówek

Bal maturalny to bardzo ważne wydarzenie w życiu każdego przyszłego maturzysty. Zgodnie z zasadą studniówka odbywa się około 100 dni przed maturą. Jest to czas, kiedy młodzi ludzie mogą udać się na pierwszy w swoim życiu bal. Ponadto jest to także chwila odprężenia i świetnej zabawy dla uczniów, którzy chętnie uczestniczą w imprezie. Co należy wiedzieć o organizacji balu maturalnego i na co zwrócić uwagę podczas planowania tak ważnego wydarzenia?

Na co zwrócić uwagę, wybierając salę na bal maturalny?

Podczas szukania sali na studniówkę poza kosztami bardzo ważna jest też jej lokalizacja. Odległość miejsca, gdzie będzie organizowana impreza, ma ogromne znaczenie zarówno dla uczestników balu, rodziców, jak i nauczycieli. Poza tym niezwykle istotna jest też wielkość lokalu oraz liczba dostępnych miejsc. To właśnie ten aspekt wpływa na ostateczną decyzję o tym, czy dana sala zostanie wybrana. Niekiedy może zajść potrzeba zwiększenia ilości miejsc, dlatego warto upewnić się, czy w danej sali będzie to możliwe. Czasem w ofercie znajduje się również usługa zapewnienia gościom powrotu po zakończonej imprezie do domu.

W momencie wyboru lokalu należy się również zastanowić, czy posiłki mają być przygotowywane na miejscu, czy skorzystamy w tym zakresie z usług cateringu. Wybór najczęściej uzależniony jest od możliwości finansowych, dlatego warto rozważyć wszystkie opcje i wybrać tę, która będzie najkorzystniejsza.

Ile czasu przed studniówką szukać i rezerwować salę?

Lokal na studniówkę należy zacząć szukać odpowiednio wcześnie, aby nie doszło do sytuacji, gdy wszystko będzie już zajęte. Bale maturalne we Wrocławiu organizowane są przez wiele szkół, a więc w pewnym momencie może pojawić się problem ze znalezieniem wolnego miejsca. Ostateczny czas, kiedy trzeba zarezerwować salę, to koniec roku poprzedzającego ten, kiedy będzie organizowany bal maturalny. 

studniówka

Niekiedy lokale rezerwowane są już we wrześniu, co jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Im wcześniej zostanie dokonana rezerwacja, tym lepiej, ponieważ wtedy można zająć się dalszym przygotowywaniem studniówki. Oczywiście w większych miastach nie wszystkie sale będą zajęte, jednak jeśli zależy nam na tym, aby miejsce to było wyjątkowe i niepowtarzalne nie powinniśmy zwlekać z rezerwacją. Studniówka nie musi odbyć się równo 100 dni przed maturą, dzięki czemu można tutaj znaleźć dogodny termin.

Kto jest odpowiedzialny za podpisanie umowy rezerwacyjnej?

Aby organizacja balu maturalnego wraz z rezerwacją sali przebiegała bez problemów, wyznaczany jest specjalny komitet organizacyjny, w którego skład wchodzą wybrani rodzice. W zakresie obowiązków komitetu leży przede wszystkim podpisanie umowy rezerwacyjnej sali.

Pisemne zawarcie umowy to niezwykle ważna kwestia, ponieważ, dzięki temu mamy zapewnioną salę i można przystąpić do dalszych zadań.

Co powinno znaleźć się w umowie rezerwacyjnej?

Podczas sporządzania umowy trzeba zwrócić uwagę na każdy zawarty tam szczegół. Umowa powinna zawierać:

  • dane zleceniobiorców i zleceniodawców,
  • data podpisania umowy,
  • określenie, co dokładnie jest przedmiotem umowy,
  • data wynajęcia sali (termin balu maturalnego),
  • czas wynajęcia sali,
  • całkowite koszty związane z wynajęciem ,
  • liczba gości ( adnotacja o ewentualnej możliwości zwiększenia liczby miejsc dla gości),
  •  powierzchnia sali i innych pomieszczeń, które będą dostępne dla gości,
  • określenie menu, jeżeli przygotowywanie potraw będzie wchodziło w zakres obowiązków pracowników wynajętego lokalu ( w dokumencie powinno znaleźć się zapewnienie, że ustalone wcześniej dania nie ulegną zmianie), ważne jest też określenie daty, kiedy ostatecznie zostanie ustalone menu,
  • informacje dotyczące regulacji w momencie wyrządzenia szkód materialnych,
  • warunki związane z odstąpieniem od umowy,
  • podpisy zleceniodawców oraz zleceniobiorców,
  • w przypadku dodatkowych atrakcji ( konfetti, wyrzutnia ognia, fotobudka, itp.) również powinny znaleźć się na ten temat wzmianki w umowie.

Zanim umowa zostanie podpisana, należy dokładnie ją przeczytać i dopytać o wszystkie niezrozumiałe kwestie. Odpowiednie przygotowanie się do podpisania tego dokumentu ma naprawdę duże znaczenie, gdyż chodzi tutaj o ważny dla młodych ludzi bal maturalny.